Proses resign atau pengunduran diri dari sebuah perusahaan adalah keputusan besar bagi seorang karyawan. Namun, seringkali yang terlupakan adalah persiapan handover, atau penyerahan tanggung jawab dan dokumen pekerjaan kepada pengganti atau pihak yang ditunjuk oleh HRD. Tanpa handover yang terstruktur, karyawan justru berpotensi mengalami kesulitan pada saat akhir masa kerja, bahkan permintaan resign bisa saja ditolak oleh perusahaan jika handover belum selesai.
Daftar Isi
Apa Itu Handover dan Mengapa Penting?
Handover adalah proses di mana karyawan menyerahkan seluruh tanggung jawab, dokumen, dan pekerjaan yang pernah dikerjakan kepada orang lain yang akan melanjutkan peran tersebut. Ini menjadi langkah penting untuk memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar setelah karyawan meninggalkan perusahaan. Bayangkan saja jika karyawan tidak melakukan handover, tentu akan menyulitkan tim dan penggantinya untuk melanjutkan pekerjaan yang sudah ada.
Selain itu, handover yang rapi menunjukkan bahwa karyawan memiliki tanggung jawab dan profesionalisme yang tinggi. Ini juga memudahkan HR dalam proses administrasi pengunduran diri dan menciptakan kesan baik saat meninggalkan perusahaan.
Kesalahan Umum dalam Persiapan Handover
Seringkali, karyawan lupa atau tidak mempersiapkan handover dengan baik. Akibatnya, ketika ditanya oleh HRD, karyawan tersebut tidak memiliki jawaban jelas mengenai penyerahan dokumen dan pekerjaan. Berikut adalah beberapa masalah umum yang sering muncul:
- File Tidak Terdokumentasi dengan Baik: Jika karyawan terbiasa bekerja tanpa sistem yang terstruktur, bisa saja file atau dokumen penting tersebar di berbagai folder tanpa urutan yang jelas. Hal ini menyulitkan saat proses pencarian kembali dan berpotensi membuat dokumen penting hilang.
- Data dan Informasi Tidak Terorganisir: Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin memiliki data yang tersimpan di berbagai tempat, baik itu di komputer, flashdisk, maupun platform cloud. Ketika semua data ini tidak terpusat, pengumpulan untuk handover menjadi jauh lebih sulit.
- Keterlambatan dalam Persiapan: Ketika pengunduran diri telah diajukan, sebagian karyawan justru lupa untuk menyiapkan dokumen handover sejak awal. Akibatnya, ketika diminta menyerahkan semua file dan informasi, karyawan harus menghabiskan banyak waktu untuk mengumpulkan dan menyusunnya.
Dampak Jika Tidak Melakukan Handover dengan Baik
Jika handover tidak dilakukan dengan baik, tidak hanya akan merepotkan karyawan, tetapi juga berpotensi menghambat jalannya proses resign. HRD bisa saja menolak permintaan resign hingga karyawan menyelesaikan tanggung jawab ini. Selain itu, berikut beberapa dampak yang mungkin muncul:
- Proses Kerja Pengganti Terganggu: Tanpa informasi yang lengkap, pengganti karyawan akan menghadapi tantangan besar dalam memahami tugas dan tanggung jawab yang ditinggalkan.
- Kesan Negatif dari Perusahaan: Handover yang buruk akan menciptakan kesan negatif bahwa karyawan tersebut kurang bertanggung jawab. Ini bisa berdampak pada referensi kerja di masa mendatang.
- HRD Harus Bekerja Ekstra: Tanpa handover yang jelas, HRD harus mengeluarkan usaha lebih dalam mencari dan memastikan semua dokumen dan tugas diselesaikan, yang tentu memakan waktu.
Tips Melakukan Handover yang Efektif
Agar proses handover berjalan lancar dan sesuai harapan, ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan, terutama bagi Anda yang sudah berencana untuk resign:
- One Month Notice: Umumkan niat resign kepada atasan dan HR setidaknya satu bulan sebelumnya. Ini memberi waktu yang cukup bagi Anda dan perusahaan untuk menyiapkan penggantian dan melakukan handover secara menyeluruh.
- Buat Checklist Pekerjaan: Buat daftar pekerjaan atau tanggung jawab yang perlu diserahkan. Sertakan informasi tentang project, detail kontak rekan kerja atau pihak terkait, serta file-file penting yang harus diserahkan.
- Siapkan Dokumen Handover dengan Rapi: Mulailah menyiapkan semua file dan dokumen yang diperlukan secara terstruktur. Pastikan semua file berada dalam folder yang mudah diakses dan berikan catatan kecil untuk memudahkan penggantian memahami isinya.
- Buat Berita Acara Penyerahan: Untuk proses handover yang lebih profesional, buat berita acara penyerahan yang bisa ditandatangani oleh pengganti atau pihak yang ditunjuk HRD. Hal ini menjadi bukti bahwa seluruh tanggung jawab telah diserahkan dengan baik.
- Komunikasikan dengan Jelas kepada Pengganti: Pastikan untuk memberikan penjelasan yang jelas kepada pengganti mengenai pekerjaan yang akan dilanjutkan. Jika memungkinkan, lakukan pertemuan langsung agar pengganti bisa bertanya jika ada hal yang kurang dipahami.
Contoh Kasus Handover yang Kurang Tuntas
Ada beberapa kasus di mana karyawan sudah melakukan handover, tetapi kemudian diminta HRD untuk menyerahkan dokumen tambahan. Hal ini sering terjadi karena kurangnya komunikasi dan perencanaan saat handover. Penting bagi Anda untuk memastikan bahwa semua yang dibutuhkan sudah disiapkan dengan baik, sehingga tidak ada kebingungan di kemudian hari.
Baca juga: Jangan Buru-Buru Resign!! Cek Dulu 5 Hal Ini di Calon Kantor Baru
Kesimpulan
Handover adalah langkah krusial yang perlu dipersiapkan dengan matang oleh karyawan yang akan resign. Selain memudahkan proses administrasi pengunduran diri, handover yang baik juga akan meninggalkan kesan positif bagi perusahaan. Dengan persiapan yang tepat, Anda bisa menghindari kebingungan atau kerumitan saat meninggalkan perusahaan. Pastikan untuk selalu rapi dan terstruktur dalam pekerjaan agar handover bisa berjalan dengan lancar tanpa kendala.